Sistem pengurusan pelajar adalah alat penting bagi institusi pendidikan yang menyederhanakan koordinasi dan komunikasi antara ahli fakulti sambil menguruskan pelbagai aspek kehidupan akademik pelajar secara efisyen. Bagi memilih sistem pengurusan pelajar yang paling sesuai untuk sekolah, kolej, atau universiti anda, adalah penting untuk memahami fungsi dan ciri unik sistem ini. Panduan terperinci ini memberi tumpuan kepada operasi, ciri-ciri penting, dan amalan terbaik dalam memilih sistem pengurusan pelajar.
Pengajaran Utama:
* Apakah sistem pengurusan pelajar? Sistem pengurusan pelajar, atau sistem maklumat pelajar, menggabungkan dan menyusun semula rekod pelajar untuk akses yang efisyen kepada data khusus pelajar.
* Ciri penting termasuk pengurusan jadual pelajar, integrasi sistem pengurusan pembelajaran (LMS) atau pengurusan perpustakaan yang terbina, maklumat buku gred dan transkrip, maklumat kesihatan pelajar serta rekod pembayaran.
* Apabila memilih sistem, faktor seperti proses penggunaan, antara muka mesra pengguna, sokongan pelanggan, skalabiliti, dan kos adalah amat penting.
* Sistem pengurusan pelajar yang bagus boleh memenuhi keperluan sesebuah organisasi.
Tinjauan Sistem Pengurusan Pendidikan dan Singkatannya
SMS, SIS, SIMS – istilah-istilah ini biasanya digunakan secara bergantian dan memiliki makna yang serupa. Walau bagaimanapun, terdapat beberapa persamaan dan perbezaan di antara mereka. Dalam panduan ini, kita akan merujuk SMS kepada rekod akademik pelajar secara khusus.
| Terma | Singkatan | Penerangan |
| Sistem maklumat Pelajar | SMP/SMS | Mengurus data pelajar, pendaftaran, kehadiran, dan rekod akademik. |
| Student Information System | SIS | Mengumpul, menyimpan, dan menganalisis data yang berkaitan dengan pelajar. |
| Student Information Management System | SIMS | Mengurus data pelajar dan mengintegrasikannya dengan sistem pendidikan lain. |
| Student Record System | SRS | Menjaga rekod pelajar, seperti butiran peribadi, kursus, dan markah. |
| Student Administration System | SAS | Mengurus semua aspek pentadbiran pelajar, termasuk penerimaan, pendaftaran kursus, dan sebagainya. |
| Learning Management System | LMS | Memudahkan pembelajaran dalam talian, penyampaian kursus, dan penjejakan kemajuan pelajar. |
| Course Management System | CoMS | Mengurus maklumat berkaitan kursus, termasuk kandungan kursus, jadual waktu, dan penilaian. |
| Campus Management System | CaMS/CMS | Mengurus sumber, kemudahan, dan perkhidmatan di seluruh kampus, termasuk jadual dan acara. Juga boleh termasuk ciri-ciri sistem maklumat pelajar (SMS). |
Tinjauan Sistem Pengurusan Pelajar
Sistem Pengurusan Pelajar, juga dikenali sebagai Sistem Maklumat Pelajar (SMP), menggabungkan dan menyelaraskan rekod pelajar, memastikan akses cepat dan mudah kepada data khusus pelajar. Perisian pengurusan sekolah ini tertumpu kepada maklumat yang berkaitan dengan pelajar, seperti rekod akademik, data kesihatan, dan jadual, berbeza dengan sistem pengurusan sekolah yang merangkumi aspek yang lebih meluas seperti penggajian, pengurusan staf, dan penyelesaian bil.
Fungsi Sistem Pengurusan Pelajar
1. Pengurusan Jadual Pelajar: Satu sistem pengurusan pelajar yang berkesan sepatutnya menyediakan maklumat terkini mengenai jadual pelajar serta sebarang acara atau aktiviti akademik yang akan datang, memastikan koordinasi yang lancar di antara ibu bapa, guru, dan pelajar
2. Buku Gred dan Maklumat Transkrip: Sistem tersebut sepatutnya memudahkan pemantauan dan penjejakan kemajuan akademik pelajar dengan memaparkan purata gred markah dan sejarah akademik mereka dalam antara muka yang mudah digunakan
3. Maklumat Kesihatan Pelajar: Sistem tersebut perlu menyimpan maklumat kesihatan yang tepat mengenai pelajar, termasuk sebarang akomodasi yang diperlukan atau keadaan perubatan, sambil memastikan bahawa data ini hanya boleh diakses oleh kakitangan yang diberi kuasa.
Faktor Utama yang Perlu Dipertimbangkan dalam Memilih Sistem Pengurusan Pelajar
* Proses Onboarding: Perisian pengurusan pelajar yang terbaik harus menyediakan pengalaman onboarding yang lancar, mengurangkan kompleksiti bagi pengguna dan membolehkan mereka menggunakan sistem dalam beberapa hari sahaja.
* Antaramuka yang Mudah Digunakan: Pengembaraan melalui sistem haruslah intuitif, walaupun bagi pengguna yang tiada pengalaman sebelum ini. Papan pemuka yang komprehensif dengan visualisasi grafik bagi semua data akan membolehkan pengguna dengan cepat memahami kepentingan maklumat yang disediakan.
* Sokongan Pelanggan: Khidmat pelanggan yang cekap dan tepat pada masanya adalah sifat penting bagi pembekal sistem yang boleh dipercayai. Sebarang isu perisian harus diatasi dengan segera oleh pasukan pembekal, dan kakitangan sokongan harus membantu pengguna melalui proses onboarding.
* Skalabiliti: Ia adalah penting bagi sistem pengurusan yang baik untuk berkembang seiring dengan institusi pendidikan, membolehkan penambahan lokasi atau ahli staf mengikut keperluan. Pastikan sistem boleh menyesuaikan dengan peningkatan atau perubahan masa depan dalam institusi anda, seperti sistem pengurusan perpustakaan yang tersedia atau integrasi SMS/LMS.
* Penentuan Harga: Struktur harga yang jelas dan adil adalah penting untuk menguruskan kos pertumbuhan dan memastikan pembekal dapat menyokong keperluan yang berkembang dalam institusi anda. Selesaikan sebarang perbezaan atau ketidakjelasan harga semasa proses pemilihan untuk mengelakkan komplikasi pada masa depan.
Mengenal Pasti Sistem Pengurusan Pelajar yang Sesuai untuk Pelbagai Pengaturan Pendidikan
A school management system can cater to the diverse needs of various educational environments, such as:
– Sekolah
– Kolej
– Universiti
Apabila menilai sistem, tanyakan sama ada ia akan menjadikan institusi anda lebih efisien. Pembekal sistem sepatutnya menawarkan testimoni dari sekolah-sekolah lain dan menunjukkan pemahaman yang mendalam mengenai keperluan institusi pendidikan.
Mengintegrasikan Sistem Pengurusan Pelajar dengan Moodle untuk Pengalaman E-Pembelajaran yang Lebih Baik: Satu Kajian Kes
Mengintegrasikan Sistem Pengurusan Pelajar dengan Moodle untuk Pengalaman E-Pembelajaran yang Lebih Baik: Satu Kajian Kes
Beberapa tahun yang lalu, Pukunui telah diminta untuk mengintegrasikan sistem pengurusan pelajar (SMS) UniKL dengan Moodle, sebuah sistem pengurusan pembelajaran (LMS). Ini telah meningkatkan pengalaman e-pembelajaran di UniKL secara signifikan. Integrasi yang lancar membolehkan proses penghantaran dan penilaian kursus yang lebih efisien, memberi manfaat kepada pelajar dan pensyarah. Dengan integrasi SMS Pukunui, pensyarah dapat dengan mudah berkongsi sumber dengan seluruh universiti, serta memperibadikan kandungan e-pembelajaran untuk kumpulan pelajar mereka. Ciri-ciri pembuatan dan pentadbiran kursus automatik membolehkan pensyarah mengunggah bahan-bahan secara langsung ke laman web, yang kemudian diintegrasikan dengan platform penghantaran dan disambungkan dengan kumpulan pelajar yang sesuai.
Selain itu, integrasi ini membolehkan Moodle LMS berkomunikasi secara langsung dengan SMS universiti, membolehkan penambahan automatik gred berimbang dan maklumat penilaian lain ke dalam transkrip pelajar individu. Proses yang dipermudahkan ini mendorong interaksi yang lebih baik antara pelajar dan pensyarah dari kampus-kampus yang berbeza, sambil mengurangkan jumlah kerja kertas yang terlibat, dengan itu menjimatkan masa dan sumber untuk universiti. Kejayaan projek ini menggalakkan UniKL untuk melantik Pukunui untuk kerjasama jangka panjang, memastikan sokongan teknikal berterusan, pemindahan pelayan, sandaran, peningkatan, dan integrasi lanjutan mengikut keperluan. Hasilnya, UniKL memiliki sistem e-pembelajaran yang komprehensif yang memenuhi keperluan keseluruhan komuniti universiti.
Integrasi Pukunui: Perancangan Komponen Utama
Apabila membuat integrasi LMS-SMS, terdapat beberapa proses yang perlu dipertimbangkan. Berikut adalah tabel yang menggambarkan beberapa bidang yang kami perhatikan dan rencanakan.
| Bidang | Proses |
| Metodologi Pembanguna | Fasa Analisis: Sesi konsultansi untuk menentukan model konseptual, membuat dokumen spesifikasi sistem, dan menetapkan kontrak harga tetap dan jadual. Fasa Pembangunan: Pembangun membuat dan menguji komponen sistem, dengan pembaruan yang disediakan oleh Pengurusan Projek. Kegagalan dan perubahan kosmetik dicatat dan diselesaikan, dan sistem diterapkan setelah persetujuan pelanggan. |
| Integrasi LMS-SMS | Bahagian 1: Penciptaan Kursus: Penciptaan automatik kursus dalam LMS dari kursus SMS (subjek, kelas, semester). Pendekatan: API, fail CSV, akses pangkalan data secara langsung (API lebih disukai). Aliran Data: Pemindahan satu arah dari SMS ke LMS. Bahagian 2: Pendaftaran Pengguna: Memastikan pengguna terdaftar dalam kursus yang tepat menggunakan data pelajar dari SMS. Pendekatan: API, fail CSV, akses pangkalan data secara langsung (API lebih disukai). Aliran Data: Pemindahan satu arah dari SMS ke LMS. Bahagian 3: Gred: Menghasilkan transkrip gred dari LMS untuk setiap pelajar. Pendekatan: Menghantar gred dari LMS ke SMS dan/atau menambahkan pelaporan khusus dan sijil. |
| Persyaratan yang Disarankan | Pembangunan, pengujian, dan implementasi integrasi LMS-SMS menggunakan plugin. Perancangan halaman khusus “integrasi penilaian” dalam LMS, evaluasi sistem, proposal tampilan untuk integrasi penilaian/gred, dan pengembangan plugin untuk penciptaan kursus dan pendaftaran pengguna. |
| Persyaratan Fungsi yang Disarankan | Penciptaan Kursus LMS secara Automatik dari Kursus SMS, pendaftaran pengguna dalam kursus LMS menggunakan data SMS, paparan penilaian SMS dalam LMS, pemilihan penilaian untuk pemindahan gred, aktiviti pemindahan gred satu ke satu, pemindahan gred hanya untuk pelajar yang telah mencuba penilaian, pemindahan hanya apabila gred maksimum sepadan, pemindahan gred untuk pelajar terpilih atau seluruh kumpulan, pilihan timpa atau langkau untuk gred yang sedia ada, paparan gred LMS dan SMS, pemberitahuan pemindahan gred yang berjaya, serta sejarah aktiviti dan laporan untuk penghantaran markah. |
| Spesifikasi Teknik | Penciptaan plugin LMS, pemasangan dan konfigurasi plugin, serta penyediaan kod sumber plugin kepada pelanggan. |
| Sokongan dan Penyelenggaraan | Sokongan, peningkatan, dan pembaikan bug untuk pengintegrasian selagi pelanggan mempunyai langganan aktif untuk perkhidmatan penghosan/sokongan dengan kami. |
| Dokumentasi | Penyediaan dokumen konfigurasi sistem dan panduan pengguna. |
| Ujian Penerimaan Pengguna (UAT) | Penyediaan matriks Ujian Penerimaan Pengguna berdasarkan keperluan yang disepakati, termasuk pembuatan kursus SMS ke LMS, pendaftaran pengguna, dan pengiriman markah dari LMS ke SMS. |
| Latihan | Latihan dalam talian jarak jauh atau fizikal pilihan bagi pentadbir dan pengguna LMS dengan kos tambahan berdasarkan bilangan jam/peserta. |
Integrasi LMS-SMS: Komponen Utama dan Pertimbangannya
Sistem pengurusan pelajar mencipta platform terpusat untuk mengurus maklumat penting pelajar, membolehkan ahli fakulti dan pentadbir bekerja dengan lebih cekap dan menjalin hubungan yang lebih baik dengan pelajar.
Jika anda ingin membincangkan integrasi antara SMS dan LMS anda, hubungi kami hari ini.
